PRIVACYBELEID ADFISC
Herzieningsdatum: februari 2019
Inleiding
Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens.
Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader
delen wij u het volgende mee.
De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u hebben in uw hoedanigheid van
klant van het kantoor, maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval
dat u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene
van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.
1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de BVBA ADFISC.
De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te 8800 Roeselare, Kwadestraat 20c met
ondernemingsnummer 0466.264.449.
De verantwoordelijke is ingeschreven bij de het Instituut van de Accountants en de
Belastingconsulenten onder erkenningsnummer 222844.
Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds
terecht bij BVBA Adfisc via brief op het bovenstaande adres of via e-mail
(info@adfisc.be).
2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.
Ons kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van
geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten
(hierna: wet van 18 september 2017).
1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor
met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te
winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het
mogelijke, het adres.
2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor
betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in
te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats
en adres.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens
kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33 Wet van 18
september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
en tot beperking van het gebruik van contanten).
B. De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van
buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke
of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het
kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de
huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken
ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze
gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De
verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun
personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a.
als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.
Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als
accountant-belastingconsulent niet naar behoren uitvoeren.
3. Welke persoonsgegevens en van wie?
In het kader van de onder 2 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens
verwerken: voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort), adres,
ondernemingsnummer, nationaal nummer, …
In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende
gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond politieke organisaties, medische gegevens,
financiële gegevens, …
Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten
hebben aangeleverd.
Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden
aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende
zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers, of aandeelhouders.
De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank
Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België
(Balanscentrale) en dergelijke.
De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde
doeleinden.
De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.
4. Ontvanger van gegevens
Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens
aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en
onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te
verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen,
verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op
voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.
Ons kantoor doet een beroep third service providers:
Het kantoor maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal;
Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor,notaris, jurist,… );
…
Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en
van haar informaticasysteem te verzekeren.
Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid,
of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van
die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om
de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U
te verdedigen en/of te beschermen.
5. Veiligheidsmaatregelen.
Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader
verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied
van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen
van deze gegevens als op hun bewaring.
Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep
op doet.
6. Bewaringstermijn
6.1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017
(zie 2.A.)
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze
cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze
cliënten.
Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september
2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt
of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
6.2. Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard
gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving,
de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.
6.3 Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist,
tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
7. Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar,
niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken
7.1. Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de
Wet van 18 september 2017.
Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke
begunstigden van de cliënten.
Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de Wet van 18 september 2017:
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens
van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens,
noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te
voeren, noch van het rechht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de
veiligheidsgebreken.
Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan,
wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8
december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals
ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de
verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan
wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.
Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de
Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van
de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet
vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in
de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door
de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch
vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en
anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en
door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor
toepassing van deze wet.”
Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden
tot de Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8).
7.2. Alle andere persoonsgegevens
Voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u
steeds contact nemen met: Dries Ameye (dries@adfisc.be).
8. Klachten
Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan U een klacht indienen
bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL: https://www.privacycommission.be
9. Cookies
Tijdens een bezoek aan onze website kunnen 'cookies' op uw harde schijf geplaatst worden om de website beter
af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker.
Niet-functionele cookies helpen ons om uw bezoek aan de website te optimaliseren en om technische keuzes te herinneren.
10. Wijzigingen in deze privacyverklaring
De onderneming behoudt zich het recht voor haar privacy beleid te allen tijde aan te passen,
mits zij de gebruikers die hiervan op de hoogte stelt via de website of e-mail. Na publicatie
worden de wijzigingen automatisch van kracht.
